律所的数字化转型,已经成为法律行业不可逆转的数字化大潮中的一部分。众多业内人士认为,出于为客户、社会提供更好的法律服务的目的,律所必须加快推进数字化建设进程,这项工作能否完成决定了律所是否在未来具有更高的竞争力。值得关注的是,从众多律所的数字化转型过程来看,改革不仅是管理工具上的变化,更是自身组织形式、管理模式等一系列的更新。
在数字化升级方面,北京尚权律师事务所取得了显著成绩,据负责人介绍:律所需要利用好智能化系统为团队管理赋能,这是提升工作效率和服务质量的核心要点。
具体来说,团队管理有这样几个常见难题,比如团队内部协作程度低、成员间无法及时沟通等。如果团队成员之间想知道彼此的工作进展,要么当面问询,要么通过日志统计的方式了解,这种方式往往具有较高的沟通成本。
基于这个痛点,尚权所采用Alpha项目管理功能,为团队内部的协同提供了强有力的工具支持。Alpha能够同步汇总每个人了解到的信息,并助力律师定期进行工作汇报,便于团队下一个任务的开展与目标制定,团队协同效率得到极大的提升。同时,律师负责的工作内容和进度都能一目了然,助力律师自身和团队管理者对项目发展进行把握,也不会造成额外负担。
律所还借助于Alpha配套的人员角色权限设置和任务分配功能,进行更高效有序的管理,构建了所内顺畅的传导体系。北京尚权律师事务所的负责人介绍说:“在Alpha系统的加持下,律所可以确保每一项任务都能按照统一的方式进行安排,让团队的每一个成员都适应同样的工作思维。”律所将协同办公管理的方法运用到日常管理,有力地满足了律所高效率办案、高效率管理的需求,更进一步帮助律所实现规范化、信息化建设。
律所在推进数字化建设过程中,另一重点就是激发团队成员的主观能动性,借助于数字化工具进行工作计时就是一种提升员工积极性的有效方法。Alpha便捷、高效的计时功能为管理者对律师的工作量、工作效率评价提供数据支持,律师可以实时记录自己投入的时间和取得的工作成果,并将其纳入到考核评比中来。这样一来,律所负责人可以根据数据主动进行适时调整,促使团队成员找到优化工作的方向。
在协作办案方面,Alpha系统也具有出色的表现。律所各地区分所和总所之间,能够通过Alpha系统共同执行统一的立案、结案标准。具体来说,财务部门专门负责在系统中进行立项与审批,统一通过委托代理协议的签署与费用收取进行立项管理,律师继而开始办案。同样地,Alpha还可以助力律所统一管理结案审批,三级审批制度使得办案流程更加系统化、规范化,避免了相关风险的出现。
律所数字化转型的核心目的为提质增效降本,帮助律所实现精益制造、精益管理。这项工作不是一蹴而就的,而是需要持续改进的。Alpha经常性进行更新迭代,不失是助力律所数字化升级的“良方”。
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